ミーティングの進め方 意義ある会議にする、はずせないポイント

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ミーティングの目的は、参加メンバー全員で議題について議論し合い、

最終的な結論を決定することにあります。

 

 

しかし、せっかく会議を開いたというのに、

参加メンバーが上手く意見を出し合えなかったり、

何の結論も出なかったりと、

「果たしてミーティングをした意味があるのか?」

といえる「なんちゃってミーティング」「形骸化した会議」

になっていることがよくあります。

 

 

そこで、今回はスムーズな会議進行に絶対にはずせないポイントを紹介しながら、

意義あるミーティングの正しい進め方について解説していきたいと思います。

 

 

会議出席メンバーが席を外せない環境づくりをする

 

 

まず、会議を始める前に気をつけるべき点として、

会議中に出席メンバーが容易く席をはずせない環境を作りましょう。

 

 

せっかくミーティングに皆が集中し出しても、

誰かが抜けたら会議に向かっていたやる気や緊張感が激減してしまいます。

緊急の電話などでも抜けることがないよう、

外側とは隔離された空間づくりを手配しておきたいところです。

 

 

何時までに、何の結論を決定するかの目標を決めておく

 

 

ダラダラと話し合いが続いて、結局何の結論も出ない反省会や

なあなあになって何のためにやっている会議か分からなくなってしまわないように、

何時までに、何の議題について結論を出すか等、

明確な目標を決めておきましょう。

ゴールが決まっている分、ミーティングへの意識・モチベーションが高まります。

 

 

ミーティング参加メンバー全員が、意見を言っているか確認する

 

 

ミーティングが進んでいる最中、

全く発言していない人物がいる場合は、

「○○さんはどう思いますか?」「何かありませんか?」

と、積極的に話題を振るように意識しましょう。

 

 

会話を強制することは良くありませんが、

こうして発言の機会を与えることで

何でも意見を言える雰囲気を作っておけば、

消極的な性格の人もテンションが上がります。

また、全員が会議に参加することで

会議全体の充実度・満足度も上がります。

 

 

人がしゃべっている時は、話が終わるまで口を挟まない

 

 

基本的な会話のマナーでもあるのですが、

会議が白熱してくると、感情にまかせて口を挟まずにはいられない人間が現れます。

行き過ぎると、みんなのための会議が個人的な確執と変化し、

「個人 対 多人数」のようなグループが出来上がってしまいます。

 

 

ミーティングの目的は派閥を作ることではなく、

全員の意見を聞いて話し合う場所なので、

誰かがヒートアップしだしたら、

未然に防ぐために口を慎むよう注意しなければなりません。

 

 

メンバー全員が決定権を持てるような場を作る

 

 

大人数で行う会議では顕著に現れる現象です。

ミーティングで話し合った議題の結論を出す時、

発言力を持つ数人の人間、大御所メンツのような存在が

良いと思ったら決定してしまうようなケースがあります。

 

 

この流れが行き過ぎると、

発言力がない他のメンバーの意思をないがしろにしてしまう結果となります。

また、問題はそれだけではなく、

会議をする目的・趣旨も薄れてしまう原因にもなります。

 

 

この現象を予防するためにも、

ミーティングメンバー全員がリーダーシップを取り、

「本当にこのまま会議の内容が決定しても良いのか?」

と、個人個人が考え、見極められるようになる事が必要です。

 

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以前、私は人とまともにしゃべることすらできないコミュ障でした。

その上、一時期は人と話すことはおろか、ヒトの気配を感じただけで怖くなり、涙目になって逃げだしてしまうようなレベルの対人恐怖症でもありました。

 

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その結果、対人恐怖症は改善し、また良い会話教材に出会い、正しい会話のコツについて学んだことで、

「誰とでも仲良くなれる」「仕事もケタ違いに上手くいく」ということを自ら経験しました。

   

実際に体験して分かったのですが、コミュ力は、才能ではなく鍛えられます。

そして、「会話術を学ぶことで誰でも自分の人生を好転させることができる」という真実を、産まれて初めて思い知ることになったのです。

 

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