電話対応の正しい話し方・会話のコツ

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電話対応では、お互いの顔や

身振り手振りが見えないことによって

コミュニケーションをスムーズに行うための

判断材料が限定されてしまいます。

 

 

そのため、面と向かって人と話す時と同じ態度で接していると、

自分の頭の中で思いもよらなかった伝達ミスが起こったり、

意思疎通が上手く伝わらず、大きなアクシデントの原因になることもあります。

 

 

相手が見えないことによる障害は、

思った以上に大きい違いがあるのです。

そこで、今回は自分の声と耳だけが頼りの電話対応について、

正しい話し方と上手に会話をするコツについて解説したいと思います。

 

 

だらしない姿勢は筒抜け?態度・姿勢は礼儀正しく

 

 

よく、電話をしている最中に

話し相手が目の前にいるかの如く、

お辞儀をしたり、身振り手振りを使って話をしている人がいます。

 

 

「周囲に誰もいないのに、不器用で変な人だなあ。」

と感じる人もいるかもしれませんが、

これはあながち間違った電話対応ではありません。

むしろ、電話での好ましい話し方だと言えるでしょう。

 

 

実は、電話対応は視覚で相手の状況を判断することができないため、

人間は必然的に耳の力、聴覚に集中して話し相手の状態を判別しようとします。

そのとき、だらしない姿勢で話していれば、

話し方や声のトーンを識別され、

相手がどんな態度で自分と話しているのかを判断されてしまうのです。

 

 

例えば、猫背になって、机の上に体をうつ伏せにしながら声を出すと、

明るく爽やかな声はなかなか出せませんよね。

相手に気持ちよい印象を持って話してもらうためにも、

電話対応時の姿勢は意外と重要なポイントなのです。

 

 

話し始めが肝心!電話をかけた時の第一声は明るいテンポを意識しよう

 

 

電話は相手の顔が見えない分、

第一印象を決定づけるのはあなたの「声」だけが頼りになります。

電話をかけた時の第一声が暗いと、

「この人は今機嫌が悪い。調子が悪い。」

と一瞬で判断されかねませんので、

話し始めは特に明るいテンポで話すよう意識しましょう。

 

 

主語や目的語を省略せず、会話内容の詳細まで口に出して伝える

 

 

「○○駅にこれから向かいますね。」

 

この発言を電話越しで聞いた人は、

その後どう感じるでしょうか?

 

 

「あの人の家から○○駅までの距離は歩いて30分くらいだから、

私もすぐに出発しよう。」

 

「あの人、今日は会社で仕事しているはずだから、

○○駅まで5分ぐらいで到着するだろうな。

私が遅れるってこと、すぐに伝えないと。」

 

「○○駅か。歩いてすぐだし、その辺でブラブラしてようかな。」

 

 

2番目、3番目の解釈をされれば、

あなたと電話をした相手との間に大きな問題は発生しません。

しかし、もし1番目の解釈をされ、

あなたが駅にすぐ到着する会社にいた場合はどうなるでしょうか?

あなたは不本意にも数十分待たされることになります。

その上、相手は謝ることもなく、当然のように駅へ遅れてやってくるのです。

 

 

電話ではしばしばこのようなトラブルが発生します。

こういったハプニングが発生する原因はひとつ、

「主語」「目的語」を省略したり、

会話内容の詳細まで口に出して伝えていないからです。

 

 

特に、日本人は会話の中で

「どこに、何を、誰が、なぜ、いつ」

といった具体的な内容を省きたがる傾向があります。

 

 

対面での会話なら、気になったことを反射的に聞く癖がある人もいます。

しかし、電話越しですと、そういった感性も鈍くなるのか、

上手く情報伝達できないという人も大勢います。

余計な心配事やトラブルを抱えることのないよう、

電話対応での意思疎通・会話内容は常に詳細まで伝えるよう意識しましょう。

 

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以前、私は人とまともにしゃべることすらできないコミュ障でした。

その上、一時期は人と話すことはおろか、ヒトの気配を感じただけで怖くなり、涙目になって逃げだしてしまうようなレベルの対人恐怖症でもありました。

 

しかし、どうにか自分の人生を変えたいと思い、他人と向き合うことに挑戦を続けていました。

その結果、対人恐怖症は改善し、また良い会話教材に出会い、正しい会話のコツについて学んだことで、

「誰とでも仲良くなれる」「仕事もケタ違いに上手くいく」ということを自ら経験しました。

   

実際に体験して分かったのですが、コミュ力は、才能ではなく鍛えられます。

そして、「会話術を学ぶことで誰でも自分の人生を好転させることができる」という真実を、産まれて初めて思い知ることになったのです。

 

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