仕事の作業中、不意にかかってきた電話を取ると、
「会社の上司にすぐに繋いでくれ！」
と、電話をかけてきた急いでいる様子だした。
この時、どういった電話の受け答え方が正しいのか瞬時に判断できなかったので、
とりあえず相手から言われた通り、すぐに上司に繋ぎます。
しかし、電話対応が終わった後、
上司はとても決まりが悪そうな様子でした。
なぜ、上司はバツが悪そうな顔をしていたのでしょうか？
原因は、自分の電話対応に問題があったからなのでしょうか？
もくじ
電話を他人にまわすときに必ず聞かなければならない２つのこと
実は、かかってきた電話は現在進行中のプロジェクトの催促の電話で、
その案件について取り掛かっている最中だった上司は
関係者の電話には出たくない最悪のタイミングでした。
一見して、冒頭の電話対応は
相手の状況を考えてのスムーズな判断にも感じます。
しかし、同じ会社で働いている人がいる以上、
仲間とのチームワークにも気を付けなければなりません。
それでは、他人に電話を回す時に
どのように対応すれば良かったのかと言いますと、
相手の名前と、できたら要件についても聞いておけばよかったのです。
「はい。○○ですね。少々お待ちいただけますか？」
一言言ったあと、保留にしておき、
繋ぐ先の人間に「○○さんからお電話がかかってきていますが・・・」
と伝えれば、「ハッ！今はまずい。不在ということにしておいてくれ。」
と、会社内の人間から的確な指示を仰ぐことができます。
また、想定外の部外者から電話がかかってきた時も、
電話をかけてきた名前と用事を聞いておけば
電話を回される相手にとっても親切です。
「ああ、コピーのセールスか。適当に断ろう。」
「ん？○○の用事ってことは、この人も取引先の関係者なのか？」
名前と要件を聞くことができれば、だいたいの内容に察しがつきます。
そして、ある程度心の準備をして会話を聞くことができるため、
素早い対応を行うことが出来るのです。
素早く意思疎通が行える方法「アクティブ・リスニング法」のコツ
電話対応に限った話ではありませんが、
素早く意思疎通を行うテクニックとして、
「アクティブ・リスニング法」という話し方があります。
「アクティブ・リスニング法」とは、
話し相手が言ったことをそっくりそのまま声に出して言い返すことにより、
話し相手の意思疎通の内容を誤解しないよう確認する会話術です。
顔を合わせた際の会話では、
聞き漏れ・確認漏れを逃さないコツとして使用されるテクニックでもありますので、
「確認話法」「フィード・バック話法」とも呼ばれます。
この「アクティブ・リスニング法」を電話対応で使うメリットですが、
電話対応をした際に、電話を回す対象の人の方へ向かって
「○○会社の□□さんですねー？」
と確認話法で話せば、それだけで電話を受ける人は
「あ、あの件について連絡してきたな！」
と察しがつきます。
そうすれば、身振り手振りのジェスチャーを使って、
今は電話に出られなければ、手で「バツ印」を作って、
「いないことにしておいてくれ」と、
言葉を介さずに意思疎通を図ることができます。
突然すごい勢いで話しだすような急な訪問者に対しても、
瞬時に的確な指示を仰ぐことができ、連携することができます。
学校でも友達作れず、会社員時代も上司や部下と上手くいかなかった管理人が誰とでも仲良く話せるようになり、人生が思い通りに行くようになった秘訣とは？
以前、私は人とまともにしゃべることすらできないコミュ障でした。
その上、一時期は人と話すことはおろか、ヒトの気配を感じただけで怖くなり、涙目になって逃げだしてしまうようなレベルの対人恐怖症でもありました。
しかし、どうにか自分の人生を変えたいと思い、他人と向き合うことに挑戦を続けていました。
その結果、対人恐怖症は改善し、また良い会話教材に出会い、正しい会話のコツについて学んだことで、
「誰とでも仲良くなれる」「仕事もケタ違いに上手くいく」ということを自ら経験しました。
実際に体験して分かったのですが、コミュ力は、才能ではなく鍛えられます。
そして、「会話術を学ぶことで誰でも自分の人生を好転させることができる」という真実を、産まれて初めて思い知ることになったのです。
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